Ein Anlagenbau-KMU verglich Lieferantenangebote von Hand, Format für Format. Eine KI-gestützte Extraktion machte daraus einen strukturierten Vergleich in wenigen Stunden.
Hinweis zu dieser Fallstudie: Das Beispiel ist ein illustratives Szenario. Es beschreibt eine typische Ausgangslage und ein realistisches Vorgehen, keinen einzelnen, namentlich genannten Kunden. Zahlen sind plausible Grössenordnungen, keine geprüften Einzelwerte.
Die Ausgangslage
Ein Schweizer Anlagenbau-Betrieb holte pro Ausschreibung Angebote von fünf bis acht Lieferanten ein. Jedes Angebot kam in einem anderen Format: PDF, Excel oder als Text in der E-Mail.
Der Einkäufer übertrug alle Positionen händisch in eine eigene Vergleichstabelle, bevor ein Vergleich überhaupt möglich war.
Die Herausforderung
Ein einzelner Angebotsvergleich dauerte anderthalb Tage. Bei mehreren parallelen Ausschreibungen geriet der Einkauf regelmässig unter Zeitdruck.
Unter diesem Druck fielen Entscheidungen zunehmend nach Gefühl statt nach vollständigem Zahlenvergleich.
Das Vorgehen
- KI extrahiert Positionen, Preise und Fristen aus allen Angebotsformaten automatisch.
- Einheiten und Währungen werden normalisiert, TCO-Faktoren wie Fracht und Zahlungsziel ergänzt.
- Ein strukturierter Vergleich entsteht automatisch, sortierbar nach Kriterium.
- Der Einkäufer prüft Ausreisser und Unklarheiten gezielt, statt jede Zeile selbst abzutippen.
Die Entscheidung über den Zuschlag blieb dabei vollständig beim Einkäufer.
Das Ergebnis
In diesem Szenario sank die Vergleichszeit von rund anderthalb Tagen auf etwa drei Stunden. Ein Skonto-Hinweis in einer Fussnote, der zuvor übersehen wurde, wurde durch die Extraktion sichtbar.
Wo die Grenzen liegen
Die KI vergleicht nur, was im Dokument steht. Mündliche Zusagen, Verhandlungsspielraum und die Einschätzung der Lieferantenbeziehung bleiben Sache des Einkäufers.
Bei unklaren oder widersprüchlichen Angaben bleibt eine Rückfrage beim Lieferanten weiterhin nötig.
Im Einkauf & Supply Chain Prozesscheck schauen wir uns deine letzten Ausschreibungen an. Wir zeigen, wo eine erste Extraktion am meisten Zeit zurückgibt.