KI in der Bestellprozess-Automatisierung

Bestellung, Lieferschein und Rechnung landen oft in drei verschiedenen Systemen. Jeder Medienbruch dazwischen kostet Zeit und schafft Fehlerquellen.

Wo der Aufwand heute entsteht

Positionen werden von Hand abgetippt, Mengen manuell verglichen, Abweichungen mühsam nachverfolgt. Bei hohem Bestellvolumen summiert sich das schnell zu mehreren Personentagen pro Monat, nur für Kontrollarbeit ohne Wertschöpfung.

Was sich automatisieren lässt

• Belegerfassung: KI liest Rechnungen und Lieferscheine unabhängig vom Format.
• Drei-Wege-Abgleich: Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden automatisch verglichen.
• Freigabeworkflow: Nur echte Abweichungen über einer definierten Schwelle gehen an eine Person.
• Dokumentation: Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar protokolliert.

Die Ausnahme bleibt bei dir

Automatisierung heisst nicht, dass niemand mehr hinschaut. Du definierst die Freigabeschwellen und die Eskalationsregeln. Alles, was innerhalb der Toleranz liegt, läuft durch. Alles andere landet gezielt bei der richtigen Person.

Ein realistischer Startpunkt

Beginne mit einer Warengruppe mit hohem Bestellvolumen und wiederkehrenden Standardbestellungen. Dort zeigt sich der Effekt am schnellsten, und die Regeln lassen sich danach auf weitere Warengruppen übertragen.